对于即将留学英国或者已经在英国就读的同学,想必写一封地道的英文邮件都已经在渐渐成为日常必备技能了吧。英国人非常重视礼貌、得体,沟通邮件里的称呼、语法等都非常受重视。为了避免邮件里出现Chinglish的尴尬,今天为大家讲讲如何写一篇地道的英文邮件。

开场称呼和问候



      开头称呼这里分两种情况讨论:

第一种,你并不知道对方是谁,我们可以用“To whom it may concern”开始,意思类似于中文的敬启者。

第二种,我们认识对方,则可以用“Dear XX”或者“Mr/Ms/Miss XX”来开始,显得较为尊重,如果对于比较熟悉的人,我们也可以说“Hi/Hello XX”

 

开头第一句我们也分三种情况讨论:

第一种,没见过面可以说:Nice meeting you through email

第二种,刚见过面可以说:It was nice meeting you at XXX as event

第三种,好久没见过面可以说:How have you been

其实不管是英文邮件还是中文邮件,邮件开头的称呼和问候都是邮件里必不可少的,只是英文邮件需要更加注重一些。如果同学们一开始不能灵活运用,不妨按照上文所说直接套用即可。
 

进入邮件正文

表明邮件目的


      永远不要忘记,写邮件的目的,能直奔主题,直截了当说明邮件目的的表达非常重要。这里有个万能句式,希望同学们都能记住,就是"I am writing to……"的句式引导。比如"I am writing to inform you of……"或者"I am writing to let you know that……",这些都是我们写正文邮件里会涉及到的表达。这种表达能使邮件表意清晰,简单明了。

另外,像"I want to tell you……","As discussed over the phone…","May I say that…" 这样的句式,我们也能用在正文里。

总之,正文一定要用最简洁高效的话让收件人能明白你的意思,从而做出准确答复,达到邮件写作的目的。

 

另外,除了写邮件表明邮件目的,还有一种邮件属于回复性邮件,这种邮件该如何写呢?

最常用的开头比如"Thank you for your email" "Apologies for the late reply"都是可以根据情景用起来。

如果是针对已经回复的邮件,需要再次提问或者感谢答复,我们可以用"Thank you for your prompt reply." 开头。

回复邮件切记言简意赅,直接回答对方关心的问题点。

最后,有一种是阐明事实论述类的邮件,只需要用"first, second, next, and finally"的句式,论述每一个观点即可。逻辑清晰,不需要过于华丽的辞藻。
 

结尾问候


      结尾最后一句是给对方留下印象关键点,给大家整理了五种情况的表达,同学们可以直接记下来运用。

第一种,表达感谢:"Thank you so much for help"

第二种,期待见面:"Looking forward to seeing you next time"

第三种,表达关心:"Take care"

第四种,表示愿意进一步交流:"Please let me know if you have any questions. "

第五种,期待对方答复:"I look forward to your reply and thank you"

最后的落款处则可以用"Sincerely/Best Regards(也有人简写成BR)/Many Thanks,XXX"

至此,我们就可以检查一遍这封地道的英文邮件并点击发送按钮啦。

 

 

其实,写一封英文邮件并不难,只要掌握邮件写作的基本方法,运用好常用的邮件写作句式,清晰表达自己的邮件目的即可。相信同学们经过留学期间不断的邮件往来、练习积累,日后一定能轻松写出各类英文邮件,而这对于未来步入职场也将受益匪浅。
 

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